几乎没有哪个千亿美元规模的企业能够从濒死边缘重获新生，然而IBM 却创造了这个奇迹。临危受命的前IBM 公司董事长郭士纳通过启动一系列战略性调整举措让大象起死回生并重新翩翩起舞。十多年之后回望这段经历，其中重要的行动就是IBM 曾经向全球整合企业GIE(Global Integrated Enterprise) 模式的转型，IBM 全球共享服务中心的成立在其中起到了关键作用，IBM 大中华区全球流程服务部总经理廖伦平认为：“在当时的调整中，IBM 急需降低成本，于是我们开始建立共享服务中心，将采购、财务、人事这些原本分散在各个国家的事务，在全球范围内集中到三四个点来进行整合、统一。在2005-2011 的6 年时间里，IBM 每年仅在采购方面节省的成本就在75 亿美元，6 年共节省的采购成本最高可达450 亿美元，这对于IBM 摆脱困境，实现之后的转型，有着巨大的帮助作用。”
450 亿美元的节省！这是一个惊人的数字。共享服务中心为何能起到如此大的作用？这450 亿美元都是如何省下来的？对于这些疑问，IBM 大中华区财务及运营副总裁刘莉莉以及IBM 大中华区全球业务流程服务部总经理廖伦平分别从各自的角度，为我们做了分享。
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共享就可以降成本
“仅在欧洲，我们就拥有142 个不同的财务体系。有关客户的资料无法在全公司范围内进行沟通。” 在自传《谁说大象不能跳舞》中，郭士纳这样描述着1993 年他刚刚接手时的IBM 。事实上，他描述的只是当时IBM 内部流程繁杂低效的冰山一角。90 年代初的IBM ，在其业务所至的每个国家，几乎都有一套独立的人事、采购、财务等系统，按照各自非常不同的流程、步骤、标准进行着运作……
对于当时财务部门的状况，刘莉莉记忆犹新：“90 年代初，我们的财务像个迷宫，处于完全分散的状态，在全球，当时我们有14000 名员工，这个数字比我们的竞争对手多了两倍以上，然而我们财务主要负责的工作却都是记账式的会计，对业务管理的附加值是非常低的。当时我们没有整个企业范围的数据策略，对数据的定义、数据的指标也都是不统一的，每个月、每个季度、每年结算周期会花费非常长的时间，根本无法实现数据的一致性与透明性。”
如果没有90 年代初的那次危局，也许这样的情形还会持续一段时间，但在危机面前，IBM 不得不作出调整，为此他们开始从跨国企业向全球整合企业GIE（Global Integrated Enterprise ）模式的转型，将全球支付中心设立在中国上海，全球采购中心设立于中国深圳，财务中心设立于马来西亚吉隆坡，人力资源中心设立于菲律宾马尼拉，援助中心和客户服务中心在澳大利亚布里斯班。建立这些共享服务中心，将原本处于分散状态的采购、人力资源、财务等业务进行流程整合，集中运作。
以财务为例，当时的改革从流程改进、数据整合、信息技术运用这三个方面展开工作。“我们主要采取了以下行动，一是建立一个统一的总账，二是建立企业级的数据仓库，三是建立参考指标，给每一个职能部门建立生产效率的参考指标来评估，四是减少数据中心的数量，减少关键应用的数量。利用我们的信息技术，建立一个统一财务管理架构。”刘莉莉向记者详细介绍道。
在这个过程中，原来财务部门所负责的工作内容被分为非关键业务与关键业务，前者包括原本分布在各个国家的应收应付帐款、固定资产管理、员工工资发放、差旅报销等大量行政性的工作，以及可以利用技术自动化的工作，这些都被统一外包给IBM 内部负责提供共享服务的全球业务流程服务部( 简称GPS) 集中处理。而那些关键性的、高附加值的工作则继续由财务团队来负责。由于减少了很多事务性的工作，财务团队可以把精力集中于对于业务的跟踪管理，从而回归了财务管理的真正意义。经过了这样的整合，IBM 全球财务运营成本从21 亿美元减少到12 亿美元，降幅达43% 。通过将大量原本分布在全球各地的行政性工作进行集中，数据中心从67 个减少到6 个，关键应用从145 个减少到44 个。显然，这些减少带来的不仅是设备成本的降低，还伴随着大量人力成本的下降。与此同时，业务工作效率却大幅提升，比如结算周期就从之前的18 天缩短到了7 天。
不过，降成本的大头还不是财务，而是采购。根据廖伦平的说法，“那么大的公司，在当时采购分散在不同国家、不同地区去独自运作，水分是非常多的。而一旦集中、标准化，就能一下挤出很多水来”。公开资料证实，在进行全球共享整合之后，IBM 全球采购中心从过去300 个缩减到3 个，通过规模化的统一寻源、统一采购，每年为IBM 节省了75 亿美元成本。毫无疑问，这是一个令人振奋的数字。
采购是IBM 最先建立共享服务中心的业务。廖伦平介绍，开始做采购共享业务时，不需要建立一个真正的中心系统，只需要标准化采购数据和业务流程就可以了，因此，他们选择了这个在技术上相对容易开始的业务。当然，像在其他企业一样，在IBM 做采购集中管理来自人的阻力也非常大。拜当时危机所赐的机会，IBM 居然首先在人脉关系网最密实的美国和欧洲捅下了第一刀。集中采购的效益在几个月后开始体现出来，因此，这项工作随后在IBM 全球其他地方陆续展开。采购一集中 共享，财务的问题马上暴露，因此，财务共享服务中心以及人力资源共享服务中心陆续与之匹配的开建起来。
