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---- 粗谈大型活动的组织和开展 (http://cnqihua.com:443/bbs/dispbbs.asp?boardid=6&id=16521)
-- 发布时间：2014/2/24 15:15:40
-- 粗谈大型活动的组织和开展
随着文化市场的逐步繁荣，以及营销、公关等市场手段的不断丰富和创新，以举办大型活动为形式的营销措施越来越多的被企业运用，处于市场前沿的媒体也是不例外的，举办主题活动已经成为各家报刊甚至新闻网站扩大品牌影响力，增加广告收入，培养忠实读者，提升竞争力的有力手段。
对于大型活动的组织有了一点肤浅的认识，下面结合自己在时尚文化节活动中的经验和教训，简要谈谈媒体大型组织和管理的一些具体方法和技能
(一)前期计划
根据项目管理学的理论，大型活动是一项有目的、有计划、有步骤地组织众多人参与的社会协调活动。具有鲜明的目的性，周密的计划性，广泛的社会传播性、严密的操作性和社会经济效益。郑州活动策划公司
要保证大型活动的完美实施，前期周密的计划是不可或缺的重要保证。而具体来说，在活动策划之初，一下几点需要重点考虑:
1、提出活动设想，明确活动性质、目的和任务。
2、根据活动的设想，提出活动的初步计划，初步拟定活动的内容，规模大小，初步确定活动的地点和参加人数。
3、根据初步活动的计划选择活动的地点，并根据场所显示条件，决定场所布置。
4、初步根据活动计划，初步确定参加活动的人选及选择方法。
5、考虑所需辅助人员的人数及来源。
6、在确定以上的各项内容之后，根据现场布置的具体要求、活动进行的安排需要、活动参与人员和活动时间的长短，做出较为详尽的活动经费预算。
7、对原有的所有计划进行细化的总结和分析，对原有的方案进行修改和补充，从而做出一份具体的活动计划书。
对于这份计划书来说要包含有：活动的性质、目的和任务、活动规模的大小和参与活动的人数，活动的举办日期、内容、时间和流程安排，活动的地点和现场布置等等一些问题。郑州活动公司
(二)活动筹备
大型活动的举办涉及面广，往往在活动举办的前期需要为了这个活动做足活动筹备工作，活动的筹备工作难度也是很大的，是整个活动成功与否的的一个关键。合理的活动前期筹备往往能够为活动的顺利且成功进行做好了一个较好的准备工作。郑州演出公司
对于活动筹备工作包括：
1>办理审批手续
2>联系场地，确定合作方，签订相关合同。
3>准备活动物资
4>拟定活动实施计划（实施方案、人员组织计划、活动进度计划、财务预算计划、物质管理计划、通讯管理计划、应急计划）
(三)活动实施
活动的实施阶段是整个活动过程中最重要的部分，活动的成败就在此。为了提高活动实施阶段的管理效率，对此建议实施程序化管理，树立一种科学的管理意识，才能地整个大型活动进行有效控制。郑州会议公司
1>活动现场执行需要注意的问题
1、活动前期准备不足造成的现场事物的漏缺。
2、活动现场分工不明确导致管理混乱。
3、对现场突发事件的处理缺乏一定的准备和技巧。
2>现场执行管理
由于活动现场的参与人员数量大、事务繁杂，所以如何好现场的各项工作，保证活动的顺利进行，对于活动的管理者来说也是一个极大的挑战。
1、确定管理主体
就是对参与活动的全体人员进行科学的群体角色划分，这也是实施操作活动现场工作的基础，郑州庆典公司
①活动的组织单位：主要包括活动的主办方、承办方、协办方等参与活动整体策划和运作的单位和个人。
②场馆单位：主要是指场地的所有者或管理者。
③演员、主持和选手：这方面主要包括参与活动的演员、主持人、参赛的选手、参加讨论的发言人等活动的表现主体人员。
④舞台、灯光、音响：主要包括舞台的搭建、灯光的安装、音响的调试等几个方面的工作人员。
⑤嘉宾、观众：主要包括到场的领导、嘉宾、评委、观众等几方面的人员。
⑥媒体记者：主要包括活动邀请的媒体和主动前来采访的媒体。
2、确定工作的职能
为每一个角色群体指定责任人，负责各种服务工作。对于他们的具体职能有
①监督和控制各种角色参与人员的到场和准备情况。
②负责各角色人员之间的信息沟通。
③负责解决各角色群体提出的各种要求和出现的各种问题。
④及时向项目负责人报告工作进展情况。
⑤现场出现的其他相关事务。
(三)项目负责人制
这个对于一个大型活动来说有一个总的项目负责人来进行总体的操作和指挥是非常重要的，大型活动，场面必定会是非常乱的，只有在大家固定统一的听从一个人的安排，互相配合才能保证各项工作非查功能有序的开展。郑州营销策划公司
(四)活动的完结
一个会议对于一家专业的活动策划公司来说，他重要的不仅仅只是一个活动的举办，活动结束之后对整个活动的终结和整理这个也是非常重要的。不仅仅是要为活动的结束做一个很好的整理工作，同时也是为以后活动的开展找到一个很好的例子，对活动进行总结，找到其优点在以后的活动中加以利用，找到其不足，从而在下次的活动中加紧关注，避免再出现同样的问题。
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