主题：1个信息化财务管理平台的案例[转帖]

[案例背景] 江苏国泰国际集团华泰进出口有限公司是一家中型的外贸公司，经营产品主要有五金机电、医药化工和纺织服装，共有十个业务部，财务部六人。2003年进出口总额1.1亿美元，其中出口0.9亿美元。该公司自1999年业务迅猛增长（时年出口为6000万美元），财务部门工作压力骤增，同时随着发展暴露了管理上的老问题，还带来了各式各样的新问题。于是2000年初公司领导决定建立一个高效率的信息化财务管理平台，经评审考察采用了南京上游软件有限公司开发的上游外贸财务管理系统，同年五月正式上线，运行至今，取得了很好的管理效益和经济效益。 [应用分析] 1．系统构架 南京上游软件有限公司是一家专业从事外贸行业管理软件研发的开发商，有近十年的外贸行业开发经验。其财务管理平台是一个多层结构分布式的系统，基本模块包括：部门级财务管理、财务核算管理、总账管理、决策支持（财务部分）和系统管理（财务部分），基本构架如图：2．部分功能应用（1）产生逾期未收汇记录，并提醒相应业务部门。 （2）付款申请和付款审批中，系统提供了实际可付金额，并能吸附相应发票和付款信息。 （3）高效率的付款流程，各个环节无需离岗，系统提醒审批和支付，并能打印各种支付票据。审批规则及流程可以自行定义。 （4）成本、运费、佣金等能与业务平台提供的合同、记录进行核对。 （5）自动产生单票核算数据，包括收汇、成本、费用、毛利、换汇等信息。 （6）自动进行入库与出库的勾对。 （7）往来明细自动列出还在业务部门未记账的发票记录，得出实际可付金额。业务部门及决策领导根据权限查询相应数据。 （8）自动将退税的账务数据与申报数据进行核对，并能自动调整。 （9）能随时查询每张核销单当前的状态及位置。 （10）系统自动制作收汇、付款、销售、费用、退税调整等一系列凭证。 （11）预计未来某个日期资金结余和流入流出情况。 （12）能查询任意时间段内公司/部门/个人的收支情况、资金占用等报表。 3．部分规范 （13）确定一个或两个每周付款日。这对资金的预测、周转很有好处。 （14）业务部门录入的发票等单据信息必须经财务部门审核，否则视为无效。 （15）客户、供应商、服务商等往来单位的信息统一由管理员或财务部录入。 （16）一张成本发票必须只能对应一个运编号。 （17）运费等费用发票必须附各个运编号的费用明细。 （18）付款申请金额小于可付金额，如为预付款须作相应标志，并说明原因。 （19）财务部门审核系统中的结汇交单信息后，统一交付各银行。

如何建立一个良好外贸财务管理体系 1）调整工作重心，主动进入企业管理核心逐步将重心由对凭证账簿的管理转移到对业务环节和原始业务信息的管理上，充分发挥财务部门监督和服务的两大职能，从而主动全面地进入企业管理的核心。 （2）分析管理环节，使管理路线清晰 认真分析需要财务管理的各个环节，销售管理、成本管理、费用管理以及退税管理等等，逐条清理出管理流程，制订相应的管理措施。 （3）以规范的财务管理带动规范的业务操作财务部门的各个管理关口一定要规范执行，财务管理中需要业务部门遵循的各项措施要及时地下达，对已发生不规范的业务操作可以进行分解转化，逐步纠正，直至杜绝，培养出良好的业务操作习惯。 （4）打造信息化的财务管理平台 没有一个高效的信息化财务管理平台，以上几点都将成为空话。这个平台可以使原始管理数据自动产生账务数据，使会计能从繁杂的账表中脱身；平台覆盖了业务部门、决策部门等职能部门，使得信息能高效地交流和利用；同时管理思想贯穿整个软件平台，使管理既有必须的刚性又有相对的柔性。